یک تماس تلفنی می‌تواند تمرکز شما بر روی کار خود را از بین ببرد و همچنین بازده کار شمارا پایین می‌آورد. در حقیقت زنگ تلفن می‌تواند خود به‌تنهایی تمرکز شمارا به هم بریزد چه برسد به جواب دادن به آن تماس!
یک پیام پیش نوشته‌شده بسازید
حال یکی از راه‌های کم کردن تماس در هنگام کار شما این است که شما یک پیام از پیش تعیین‌شده مهیا کنید با این مضمون که شما فعلاً توانایی پاسخ دادن ندارید به دلیل اینکه در حال حاضر بر روی موضوعی در حال تمرکز هستید و همچنین آن افراد می‌توانند موضوع موردنظر خود را به شما پیام کوتاه دهند یا اینکه ایمیل کنند و شما در اسرع وقت به آن پاسخ دهید. این‌یکی از روش‌های کارساز برای رفع این مشکل است. البته بایستی بیان شود که ممکن است این وسط عده‌ای از رفتار شما ناراحت شوند که شما بایستی علاوه بر پاسخ دادن به پیام آن‌ها تا جای ممکن دلیل کار خود را برای آن‌ها توضیح دهید. البته فعلاً چاره‌ای جز این نیست، آن‌ها بایستی کم‌کم با فرهنگ جدید کاری شما وفق پیدا کنند.
برای مثال من پیام از پیش نوشته‌شده خودم را به‌صورت یک مورد درون کلیپ برد Copy Bubble for Android قرار می‌دهم که به من این امکان را می‌دهد که باسرعت زیاد آن را درون یک پیامک یا پیام فوری کپی کنم، زمانی که شخصی به شما پیام می‌دهد می‌توانید با کمک MightyText از درون کامپیوتر شخصی خود به آن پاسخ دهید. در حقیقت من از طریق تنظیمات productivity hub جی میل به این روند پاسخ می‌دهم. اگر شما از آیفون بهره می‌برید می‌توانید از myPhoneDesktop جهت انجام امور ذکرشده استفاده کنید؛ و البته اگر شما از یک مک استفاده می‌کنید بایستی از OS X Yosemite و قابلیت Continuity آن بهره ببرید.
بعضی‌اوقات برخی از تماس‌ها را مثلاً از طرف دوست نزدیکتان و البته همسرتان را نمی‌شود پاسخ نداد که بهترین کار این است که بعد از پاسخ دادن به این تماس‌ها با رعایت کامل ادب به آن‌ها یادآوری کنید که بایستی از طرق دیگر با شما در محل کار ارتباط برقرار کنند.
به دیگران بیاموزید که به زمان کاری شما احترام بگذارند
همیشه امکان فرستادن پیام برای دیگران جهت تماس در وقت دیگر وجود ندارد و گاهی بایستی به برخی از تماس‌ها جواب داد ولی برای اینکه بتوان این تماس‌ها را کاهش داد بایستی یک سری دستورالعمل‌ها را انجام داده تا بقیه به وقت شما در زمان کار احترام بگذارند.
اطلاع دادن: بعد از برداشتن تماس اشخاص بایستی به آن‌ها در کمال احترام توضیح دهید که چرا الآن‌وقت مناسبی برای جواب دادن تماس آن‌ها نیست.
مذاکره کنید: بعد از عذرخواهی و توضیح اینکه چرا بایستی در زمان دیگر با آن شخص صحبت کنید در رابطه با زمان بعدی تماس با او مذاکره کنید و به زمان مناسبی برای تماس تلفن بعدی برسید.
برنامه‌ریزی کنید: پس از توضیح و تعیین زمان مناسب تماس برای خود برنامه‌ای داشته باشید تا در زمان‌های تعین شده مجدداً مشکلی برای پاسخ دادن به تماس‌های افراد نداشته باشید، مثلاً من به‌شخصه از اپلیکیشن call planner to schedule calls استفاده می‌کنم.
تماس برقرار کنید: درصورتی‌که تمام مراحل قبل را انجام دادید بایستی با افراد تماس بگیرید تا به آن‌ها این پیام را برسانید که آن‌ها برای شما مهم هستند.
شما می‌توانید زمانی را برای پاسخ دادن به تماس‌های خود اختصاص دهید و خود را ملزم کنید که در آن‌وقت به تمام تماس‌ها پاسخ دهید بدین گونه شما مجبور می‌شوید که سریع‌تر به اصل موضوع برسید و درنتیجه وقت کمتری از شما گرفته شود.
تلفن خود را خاموش‌کنید
تلفن‌های رومیزی برخلاف تلفن‌های هوشمند کمتر قابل‌کنترل هستند زیرا دارای اپلیکیشنهای کنترل تماس و غیره نیستند، این یعنی اینکه این تلفن‌ها خود یکی از عوامل اصلی حواس‌پرتی محسوب می‌شود از طرفی نیز اگر به برخی از تماس‌ها پاسخ ندهید باعث می‌شود که یکی از همکارانتان مجبور شود شخصاً پیش میز کار شما بیاید و این یعنی عامل حواس‌پرتی بزرگ‌تر از تلفن.
حال برای مواجهه با مشکل تلفن‌های رومیزی پیشنهاد ما این است که برای این تلفن‌ها نیز زمان خاصی را اختصاص دهید و در بقیه موارد صدای زنگ آن را قطع کنید زیرا اگر صدای زنگ آن را قطع نکنید آن خود عاملی برای مزاحمت و حواس‌پرتی شما خواهد بود، البته برای اینکه همکاران شما نیز برای ارتباط برقرار کردن با شما مجبور به حضور بر سر میز شما نشوند بایستی برنامه زمانی خود را نیز از قبل به آن‌ها اعلان کنید تا ازاین‌جهت نیز مشکلی برای شما به وجود نیاید.
البته همان‌گونه که میدانید تلفن‌های هوشمند از این قابلیت برخوردار هستند که در صورت تماس شخصی با شما و عدم امکان پاسخ به آن تماس، برای آن شخص پیامی در رابطه با مشغول بودن شما بفرستند که برای مثال می‌توان از برنامه Agent برای تلفن‌های اندرویدی استفاده کرد.
به دست آوردن مجدد تمرکز را هر چه بیشتر آسان کنید
باوجود تمام راهکارهایی که در رابطه با کاهش تماس‌ها در محیط کار جهت افزایش بازده گفته شد گاهی ممکن است که به برخی از تماس‌ها مجبور به پاسخ‌گویی باشیم برای مثال تماس تلفن مافوق خود در یک اداره یا شرکت را نمی‌شود به بعد موکول کرد و شما بایستی در اسرع وقت به آن پاسخ دهید.
برای به دست آوردن تمرکز ازدست‌رفته در هنگام پاسخ به تماس تلفن شما بایستی به‌محض قطع کردن تلفن به موضوع قبل از تماس فکر کرده و با تمام توان پیگیر آن کار شوید تا از این طریق میزان افت بازده خود را به حداقل برسانید.
با توجه به راهکارهای گفته‌شده شما توانایی این را خواهید داشت که بخش مهمی از حواس‌پرتی‌های خود در سرکار را به حداقل برسانید.