هفت راه برای اینکه به جای سخت‌تر کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنید!
بیشتر ما زمان زیادی از عمر خود را مشغول کار کردن هستیم و همگی سخت در تلاشیم تا نانی در آورده و به غفلت نخوریم؛ اما در این بین راه‌هایی هم هستند که با به کارگیری آنها می‌توانیم در عوض سخت کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنیم تا از این طریق در زمان که اصلی‌ترین سرمایه زندگی است صرفه‌جویی کنیم.
روش‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی و به سرانجام رساندن کارها وجود دارد؛ اما در این بین بهتر است شیوه‌هایی را انتخاب کنیم تا فرآیند انجام کارها راحت‌تر صورت پذیرد. از طرف دیگر اگر در حال خواندن این مقاله هستید به این معناست که به احتمال زیاد قبل از این نیز مطالب مختلفی را برای چگونه به پایان رساندن کارها از نظر گذرانده‌اید؛ اما در مطلبی که امروز گرد هم آورده‌ایم مطالبی به نقل از بلاگ معروف Quora جمع‌آوری شده است.
در این مطلب بیشتر به نکاتی غیر معمولی توجه شده که در اغلب موارد از چشم پنهان می‌مانند اما در نظر گرفتن آنها در هوشمندانه انجام شدن کارها موثر است. همان‌گونه که گفته شد پیشنهاد می‌کنیم اگر راه‌های مختلف را برای انجام دادن راحت کارها امتحان کرده‌اید نگاهی نیز به این لیست ۷ موردی داشته باشد، امیدواریم نکته‌های مطرح شده به هوشمندانه انجام شدن کارهای شما بیانجامد.
۱. راه‌های انجام کار را از پیش سبک سنگین کنید
بلِیز کاس، کارآفرین اهل اسلوانی، معتقد است افراد سخت‌کوش مایلند تمامی کارهایی را که از عهده آنها برمیاید انجام دهند در حالیکه افرادی که از هوش خود برای انجام کار استفاده می‌کنند زیاد از حد خود را درگیر کارها نمی‌کنند. در عوض سعی می‌کنند تمرکز بیشتر بر قسمتی از کار داشته باشند که بیشترین تاثیر را دارد، به این ترتیب کارهای با ارزش از اولیت بیشتری برخوردارند.
همه ما کارهای انجام نشده زیادی در لیست خود داریم. فکر خود را با این تفکر که باید همه آنها را انجام دهید درگیر نکنید در عوض بر روی کارهایی تمرکز کنید که تاثیر بیشتری در موفقیت شما دارند. به این ترتیب باعث می‌شود زمان کمتری صرف انجام دادن کارهای غیر ضروری تلف شود.
۲. شروع به یادداشت برداری کنید
جِی بِست، مدیر عامل و بنیانگذار یک شرکت حسابداری در آمریکا، بر این باور است که قبل از انجام هر کار باید طرح اولیه آنرا مکتوب کرد. در حین انجام کار، رفته رفته نوشته‌های شما شکل می‌گیرند و طرح منظم‌تری پیدا می‌کنند.
۳. اگر احساس می‌کنید کاری در دست انجام دارید که از زمان‌بندی عقب است، آنرا رها کرده و به منزل رفته و استراحت کنید
ویلیام پییِتری، مدیر فنی شرکت دیجیتال دُر در آمریکا، ادعا می‌کند در گذشته اگر احساس می‌کرد از برنامه زمان‌بندی انجام کاری عقب‌مانده بود تا دیروقت در محل کار حضور داشت و آنرا به اتمام می‌رساند.
انجام کار بعد از مدت زمان مقرر گاهی اوقات موثر است اما در بیشتر مواقع باعث می‌شود کار آنچنان که باید و شاید انجام نشود. دلیل این امر هم کاملاً منطقی به نظر می‌رسد، کارکردن زیاد از حد باعث می‌شود ضریب خطای انجام کار بیشتر شود و با عدم تمرکز همراه شود. با این حساب اگر احساس می‌کنید از زمان‌بندی انجام کار خود عقب هستید به راحتی کار را رها کرده به منزل بروید مطمئن باشید حضور شما تا دیروقت پیشرفت چندانی در انجام کار نخواهد داشت.
افراد مصمم در حین انجام کار دوست دارند همیشه کار خود را به اتمام برسانند اما از این امر غافل هستند که خستگی ممکن است به نحوه انجام کار آنها آسیب برساند. استراحت و خواب برای هر فردی لازم است خود را دچار وسواس انجام دادن کار نکنید و در عوض به کیفیت کار فکر کنید.
۴. از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کنید
ماری کتی جانسون، نویسنده معروف کتاب‌های موفقیت مدعی است بر اساس قانون پارکینسون کارها عموما در مدت زمان تعریف شده انجام می‌شوند. برای نمونه اگر قصد دارید مطلبی بنویسید و برای این‌کار یک روز کامل فرصت اختصاص داده‌اید، نگارش مطلب شما در همان یک روز انجام می‌شود. یا اینکه اگر فروشنده تلفنی هستید و روزی را به تماس گرفتن اختصاص داده‌اید این روز تماماً صرف تماس‌های تلفنی می‌شود.
نکته لازم به ذکر در این گونه برنامه ریزی این است که سعی کنید برای تمامی کارها مدت زمان انجام کار مشخص کنید. به این ترتیب از امروز و فردا کردن جلوگیری خواهید کرد و تمامی کارها در حدود زمان مشخص شده به اتمام می‌رسند.
۵. از نوشتن غافل نشوید
جِیدیپ دِشپانده، کارآموز واحد تحقیق و توسعه دانشگاه ویرجینیا، بر استفاده از وایت‌برد جهت یادداشت برداری مطالب تاکید دارد. وی معتقد است مشکلات موجود بر سر راه انجام شدن کار را بر روی وایت‌برد به صورت دیاگرام بنویسید.
به این ترتیب می‌توانید محل تلاقی مشکلات را پیدا کرده و آنها را با دقت بیشتری برطرف کنید. این امر باعث می‌شود نقشه کاملی از نحوه انجام کار بدست می‌آورید و به راحتی می‌توانید با حذف موارد غیرضروری سرعت انجام کار را بیشتر کرده و هوشمندانه‌تر کار کنید.
این روزها حتی امور ساده‌ای نظیر یادداشت‌برداری نیز توسط کامپیوتر انجام می‌شود؛ اما استفاده از روش‌های سنتی‌تر نظیر وایت‌برد باعث می‌شود طرح کلی نحوه انجام کار دقیق‌تر در ذهن شکل بگیرد و در نتیجه راه‌حل‌های بهتری بوجود آید. اگر از طرفداران اپل و استیو جابز باشید حتماً خوانده‌اید که وی شدیداً در جلسات از استفاده کامپیوتر و ارائه‌های پاورپوینت مانند متنفر بود و دوست داشت مشکلات بر روی کاغذ و وایت‌برد نوشته و حل شوند.
۶. برای رفع مشکلات تا جایی که امکان دارد صحبت کنید و از راه‌های ارتباطی جدید مانند ایمیل پرهیز کنید
عارف نظامی، محقق و دانشجوی بنگلادشی مشغول به تحصیل در آمریکا، بر این باور است که صحبت کردن باعث می‌شود راه‌های بهتری برای انجام کار مطرح شود و ارسال ایمیل گره‌ای از کار باز نمی‌کند. این‌روزها پیشرفت فناوری باعث شده است افراد مختلف در لحظه بتوانند باهم کنفرانس‌های ویدئویی و تلفنی داشته باشند. به این ترتیب یک تماس تلفنی ۳۰ دقیقه‌ای می‌تواند مشکل انجام کار را حل کنید در حالیکه ارسال ایمیل‌های پشت سر هم و خسته کننده ممکن است چندین روز به طول انجامد. از طرف دیگر تماس‌های تلفنی باعث ایجاد همدلی بیشتر نیز شده و به ارائه راه‌حل‌های موثر کمک می‌کند.
۷. شب قبل از انجام کار خود را برای فردا آماده کنید
نیکولاس کُول، موسیقدان و یکی از بهترین نویسنده‌های بلاگ Quora، معتقد است آمادگی از شب قبل باعث می‌شود روز بعد کارآیی بیشتری داشته باشید. به این ترتیب به محض بیدار شدن می‌دانید چه کارهایی برای انجام دادن دارید و با چه مشکل‌هایی باید دست و پنجه نرم کنید و کدام یک از اولویت بیشتری برخوردار هستند. مرور کردن کارهای فردا قبل از خواب باعث می‌شود جزئیات این کارها در ضمیر ناخودآگاه شما نقش بگیرد و روز بعد آمادگی بیشتری برای انجام کارها داشته باشید.
صبح هنگام که از خواب بیدار می‌شویم دیگر مجالی برای فکر کردن و اولویت‌بندی امور روزانه نیست و مجبوریم پس از صرف صبحانه سریعاً در محل کار حاضر شویم، بگذریم که خیلی‌ها حتی فرصت صبحانه خوردن نیز پیدا نمی‌کنند! به این ترتیب سپری کردن ۱۰ تا ۱۵ دقیقه و زمان‌بندی انجام کارهای فردا بیشتر از آنچه فکر کنید به هوشمندانه‌تر کردن کارها کمک می‌کند.
همان‌گونه که ذکر شد این نکته‌ها از قول نویسنده‌های معتبر بلاگ Quora نقل قول شده بود، امیدوارم لحاظ کردن آنها باعث شود به جای اینکه سخت‌تر کار کنید، کارهای خود را هوشمندانه‌تر به سرانجام برسانید.