میتوانید ظاهر فارنت را به سلیقه خود تغییر دهید.
تحول دیجیتال باعث شده بسیاری از فرآیندهای سازمانی از حالت کاغذی خارج شوند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای مدیریت اطلاعات، ارتباطات داخلی، ثبت داده‌ها و ذخیره‌سازی فایل‌ها از نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند. با این حال، برخلاف تصور عمومی، دیجیتالی شدن به معنای حذف کامل اسناد فیزیکی نیست.
تحول دیجیتال باعث شده بسیاری از فرآیندهای سازمانی از حالت کاغذی خارج شوند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای مدیریت اطلاعات، ارتباطات داخلی، ثبت داده‌ها و ذخیره‌سازی فایل‌ها از نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند. با این حال، برخلاف تصور عمومی، دیجیتالی شدن به معنای حذف کامل اسناد فیزیکی نیست.
قراردادهای رسمی، مدارک حقوقی، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی، مجوزها و برخی مدارک سازمانی همچنان نیاز به نگهداری فیزیکی دارند. بسیاری از کسب‌وکارها در کنار سیستم‌های دیجیتال، به یک ساختار منظم برای مدیریت اسناد کاغذی نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات مهم را با سرعت و امنیت بیشتری نگهداری کنند.
در واقع، سازمان‌های مدرن به جای حذف کامل بایگانی فیزیکی، به دنبال ایجاد یک سیستم ترکیبی هستند؛ سیستمی که در آن اطلاعات دیجیتال و اسناد فیزیکی هر دو به شکل اصولی مدیریت شوند.
یکی از اهداف اصلی فناوری، ساده‌تر کردن دسترسی به اطلاعات است؛ اما همه اطلاعات سازمانی قابلیت انتقال کامل به فضای دیجیتال را ندارند.
برخی اسناد به دلیل الزامات قانونی، نیاز به امضاهای فیزیکی، قراردادهای رسمی یا سیاست‌های داخلی سازمان باید برای مدت مشخصی نگهداری شوند. علاوه بر این، بسیاری از شرکت‌ها طی سال‌ها حجم زیادی از پرونده‌های قدیمی ایجاد کرده‌اند که حذف یا دیجیتال‌سازی کامل آن‌ها زمان‌بر و پرهزینه است.
در چنین شرایطی، داشتن یک سیستم بایگانی منظم اهمیت زیادی پیدا می‌کند. مشکل اصلی سازمان‌ها معمولا نبود اطلاعات نیست؛ بلکه پیدا کردن سریع اطلاعات مورد نیاز در میان حجم زیادی از پرونده‌هاست.
یک بایگانی استاندارد باید بتواند سه نیاز اصلی را پاسخ دهد:
هر سازمان با گذشت زمان حجم بیشتری از اطلاعات تولید می‌کند. پرونده‌های کارکنان، قراردادهای مشتریان، اسناد مالی، گزارش‌های پروژه و مدارک مختلف به مرور افزایش پیدا می‌کنند.
در بسیاری از دفاتر، اولین راهکار برای حل این مشکل، اضافه کردن کمدهای بیشتر است؛ اما این روش همیشه بهترین انتخاب نیست.
افزایش تعداد کمدها می‌تواند باعث شود:
به همین دلیل، سازمان‌ها باید به جای افزایش تعداد تجهیزات، به دنبال راهکارهایی برای استفاده بهتر از فضای موجود باشند.
همان‌طور که در فضای دیجیتال از ابزارهای مختلف برای مدیریت بهتر اطلاعات استفاده می‌شود، در بایگانی فیزیکی نیز انتخاب تجهیزات مناسب می‌تواند تفاوت زیادی ایجاد کند.
تجهیزات مدرن بایگانی با هدف افزایش ظرفیت، ایجاد نظم و ساده‌تر کردن دسترسی به اسناد طراحی می‌شوند. این تجهیزات به سازمان کمک می‌کنند بدون اختصاص دادن فضای بیش از حد، تعداد بیشتری پرونده را به شکل منظم نگهداری کنند.
یکی از این راهکارها، استفاده از کمد بایگانی دوار است.
این نوع کمد با طراحی متفاوت نسبت به مدل‌های معمولی، امکان استفاده بهتر از فضای داخلی را فراهم می‌کند. ساختار دوار باعث می‌شود دسترسی به بخش‌های مختلف بایگانی ساده‌تر شود و حجم بیشتری از پرونده‌ها در فضای مشخصی قرار بگیرد.
در سیستم‌های سنتی، دسترسی به پرونده‌ها معمولا به جستجو میان چندین کمد و قفسه نیاز دارد. هرچه حجم اسناد بیشتر شود، زمان پیدا کردن یک پرونده نیز افزایش پیدا می‌کند.
کمدهای دوار با استفاده از ساختار چرخشی، امکان دسترسی سریع‌تر به بخش‌های مختلف آرشیو را فراهم می‌کنند. کاربر می‌تواند با حرکت دادن بخش داخلی کمد، به پرونده مورد نظر دسترسی پیدا کند.
این ویژگی برای سازمان‌هایی که روزانه با تعداد زیادی سند سروکار دارند اهمیت بیشتری دارد؛ مانند:
در چنین محیط‌هایی، چند دقیقه صرفه‌جویی در پیدا کردن هر پرونده می‌تواند در طول ماه باعث کاهش قابل توجه زمان تلف شده کارکنان شود.
مدیریت حرفه‌ای اطلاعات به این معنا نیست که یک سازمان فقط از ابزارهای دیجیتال یا فقط از روش‌های سنتی استفاده کند.
بسیاری از شرکت‌های موفق از یک مدل ترکیبی استفاده می‌کنند:
در چنین شرایطی، بایگانی فیزیکی دیگر یک فضای پر از پرونده‌های پراکنده نیست؛ بلکه بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات سازمان محسوب می‌شود.
یکی دیگر از موضوعات مهم در بایگانی، امنیت اطلاعات است.
برخی مدارک مانند قراردادها، اطلاعات مالی، پرونده‌های کارکنان و اسناد حقوقی نباید در دسترس همه افراد قرار داشته باشند.
به همین دلیل، تجهیزات بایگانی باید علاوه بر ظرفیت مناسب، امنیت قابل قبولی نیز ایجاد کنند. کیفیت ساخت بدنه، امکان قفل شدن و مدیریت دسترسی افراد از عواملی هستند که باید در انتخاب تجهیزات مورد توجه قرار گیرند.
در یک سیستم حرفه‌ای بایگانی، مشخص است چه کسی به چه اسنادی دسترسی دارد و هر پرونده در چه بخشی نگهداری می‌شود.
قبل از خرید تجهیزات، سازمان باید چند سوال مهم را پاسخ دهد:
پاسخ به این سوال‌ها کمک می‌کند تجهیزات متناسب با نیاز واقعی انتخاب شوند.
گاهی یک سازمان به جای خرید تعداد زیادی کمد معمولی، با انتخاب تجهیزات مناسب می‌تواند همان حجم اسناد را در فضای کوچک‌تر و با نظم بیشتری مدیریت کند.
در پروژه‌های سازمانی، کیفیت تجهیزات اهمیت زیادی دارد؛ زیرا این محصولات معمولا برای استفاده طولانی مدت خریداری می‌شوند.
بدنه مقاوم، طراحی کاربردی، کیفیت ساخت و امکان تامین تجهیزات متناسب با نیاز پروژه از عواملی هستند که هنگام انتخاب تولیدکننده باید بررسی شوند.
برادران متال در زمینه تولید تجهیزات فلزی اداری و سازمانی فعالیت دارد و محصولاتی مانند سیستم‌های بایگانی، کمدهای اداری و تجهیزات مورد استفاده در محیط‌های کاری را ارائه می‌کند.
انتخاب تجهیزات براساس حجم اسناد، فضای موجود و نوع استفاده سازمان، کمک می‌کند سیستم بایگانی کارآمدتر و منظم‌تری ایجاد شود.
دیجیتالی شدن سازمان‌ها باعث کاهش وابستگی به کاغذ شده است، اما هنوز بسیاری از اسناد مهم نیاز به نگهداری فیزیکی دارند.
چالش اصلی امروز سازمان‌ها داشتن اسناد نیست؛ بلکه مدیریت درست آن‌هاست. استفاده از تجهیزات مناسب بایگانی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند فضای خود را بهتر مدیریت کنند، دسترسی به اطلاعات را سریع‌تر کنند و امنیت مدارک را افزایش دهند.
کمد بایگانی دوار یکی از راهکارهایی است که برای سازمان‌هایی با حجم بالای اسناد و محدودیت فضا می‌تواند ارزش ایجاد کند؛ راهکاری که بایگانی سنتی را به یک سیستم منظم‌تر و کارآمدتر تبدیل می‌کند.
این مطلب رپرتاژ آگهی است، توسط فارنت تهیه نشده و صرفاً جنبه معرفی دارد و به‌منزله تأیید، توصیه یا تضمین خدمات، عملکرد یا محصولات از سوی فارنت نیست. مسئولیت هرگونه خرید یا تصمیم مالی بر عهده مخاطب است و فارنت مسئولیتی در قبال نتایج آن ندارد.
وارد حساب کاربری خود شوید تا از امکانات فارنت بهره‌مند شوید.اگر حساب کاربری ندارید، همین حالا ثبت‌نام کنید تا از محتوای خاص و خدمات ما لذت ببرید.
دیدگاه شما پس از بررسی توسط تحریریه منتشر خواهد شد. در صورتی که در بخش نظرات سوالی پرسیده‌اید اگر ما دانش کافی از پاسخ آن داشتیم حتماً پاسخگوی شما خواهیم بود در غیر این صورت تنها به امید دریافت پاسخ مناسب از دیگران آن را منتشر خواهیم کرد.
ایمیل شما منتشر نخواهد شد.